- Vodenje dnevnika obdelav
- Posebne obdelave z dodatnim varstvom
- Videonadzor in biometrija
Dokumentacija, prilagojena vašemu poslovanju
Za organizacije, ki upravljajo in obdelujejo osebne podatke svojih zaposlenih, strank, poslovnih partnerjev, veljajo zahteve zakonodaje GDPR in ZVOP-2. Ko se spremenijo procesi, zakonodaja ali zamenjajo zaposleni, dokumentacija, ki jo imate, morda ne velja več.
V Info hiši vaše poslovanje pregledamo z vidika GDPR in ZVOP-2 ter sodelujemo pri ureditvi dokumentacije in procesov obdelav osebnih podatkov.
Kdaj potrebujete GDPR in ZVOP-2 dokumentacijo?
Dokumentacije še nimate
Začenjate poslovanje ali prvič urejate varstvo osebnih podatkov.
Dokumentacija je zastarela
Nastala je pred leti in ne odraža več dejanskih procesov.
Poslovanje se je spremenilo
Nove storitve, nove tehnologije, reorganizacija ali novi zaposleni.
Novi zunanji izvajalci
Sodelujete z obdelovalci, razmerja pa niso pogodbeno urejena.
Napoved nadzora ali incident
Potrebujete hitro preveritev, ali lahko skladnost dokažete.
Obdelujete občutljive podatke
Zdravstvo, šolstvo, finance oz. tam, kjer zakonodaja zahteva več.
Kaj vključuje dokumentacija po GDPR in ZVOP-2?
Dokumentacija po GDPR
- Pravilnik o varstvu osebnih podatkov
- Politika zasebnosti za stranke
- Politika piškotkov
- Politika zasebnosti za zaposlene in kandidate
- Evidence dejavnosti obdelav
- Pogodba o obdelavi osebnih podatkov
- Sporazum o skupni obdelavi
- Obrazci za zahtevke posameznikov
- DPIA — ocena učinka v zvezi z varstvom osebnih podatkov
- LIA in TIA — ocena zakonitosti interesa in ocena prenosa v tretje države
- Privolitveni obrazci
- Obrazci za odgovore na zahtevke po pravicah posameznikov
ZVOP-2 specifike
Ostale storitve
Pogosta vprašanja
Ali morajo GDPR dokumentacijo imeti tudi manjša podjetja in samostojni podjetniki?
Da. GDPR velja za vsakogar, ki obdeluje osebne podatke ne glede na velikost. Obseg in zahtevnost dokumentacije pa prilagodimo dejanskim tveganjem vaše organizacije.
Kako pogosto je treba dokumentacijo posodabljati?
Dokumentacija ni enkraten projekt. Posodabljati jo je treba vsakič, ko se spremenijo procesi, sistemi, zaposleni ali zakonodaja. Svetujemo redne letne preglede.
Dokumentacijo že imamo. Ali jo sploh potrebujemo pregledati?
Priporočamo pregled vsakič, ko je dokumentacija starejša od enega leta ali ko je prišlo do sprememb v poslovanju. Mnoge organizacije ugotovijo, da dokumentacija ne odraža več dejanskega stanja.
Kakšen je od nas pričakovan angažma pri pripravi GDPR dokumentacije?
Najbolje je, da naročnik zagotovi eno kontaktno osebo, ki pozna največ procesov obdelav osebnih podatkov, po potrebi se vključi predstavnike iz posameznih oddelkov. Angažma in trajanje projekta je sicer zelo odvisen od obsega in kompleksnosti obdelav, kar dogovorimo na podlagi začetnih informacij pri pripravi ponudbe ali na uvodnem sestanku, kjer nam vaše obdelave v grobem predstavite.
Mi lahko pošljete vzorce dokumentacije za GDPR?
Dokumentacija mora odražati vaše obdelave osebnih podatkov, zato je najpomembneje, da slednje znate ustrezno umestiti v dokumentacijo, četudi je v osnovi vzorec. Izkušnje kažejo, da večinoma med tem naletimo na posamezna vprašanja ali izzive pri skladnosti. Zato je veliko bolj učinkovito, ko te prilagoditve uredimo skupaj.
